Det vigtigste
- Saml opgave og kontaktdata ét sted
- Brug få tydelige statusser
- Bevar det oprindelige prisgrundlag
Bed om oplysninger der fører til en beslutning
Navn og telefon er ikke nok, hvis virksomheden bagefter skal spørge om ydelse, størrelse og adresse. Formularen bør indsamle de oplysninger, der normalt afgør pris og kapacitet.
Hold samtidig formularen kort. Spørg kun om det, virksomheden faktisk bruger. Særlige forhold kan beskrives i et valgfrit notefelt eller afklares i opfølgningen.
Vis hele opgaven samlet
Når henvendelsen åbnes, bør medarbejderen kunne se kontaktdata, ydelse, størrelse, postnummer, frekvens, tilvalg, ønsket dato og prisoverslag uden at samle oplysninger fra flere beskeder.
Hvis beregneren har sendt opgaven til manuel vurdering, skal årsagen også fremgå. Det gør det nemmere at give kunden et præcist svar.
Brug en enkel status
Tre statusser er ofte nok i en lille arbejdsgang: ny, kontaktet og lukket. De gør det synligt, hvilke kunder der stadig mangler svar, uden at systemet bliver et tungt CRM.
Aftal internt, hvornår en status ændres. Kontaktet kan betyde, at kunden har fået første svar, mens lukket kan dække både accepterede og afsluttede henvendelser, hvis virksomheden ikke har brug for mere detaljeret rapportering.
- Ny: endnu ikke behandlet
- Kontaktet: kunden har fået svar
- Lukket: ingen yderligere opfølgning
Følg op på svartid og udfald
En ugentlig gennemgang kan vise ubesvarede henvendelser, typiske spørgsmål og årsager til afvisning. Det giver et konkret grundlag for at forbedre formular, prisregler og serviceområde.
Gem altid det oprindelige prisoverslag sammen med henvendelsen. Senere prisændringer må ikke ændre det beløb, kunden så, da beskeden blev sendt.